Chi phí triển khai ứng dụng giao việc có thực sự cao không?

Doanh nghiệp thường hiểu sai về chi phí triển khai

Khi nhắc đến chi phí triển khai ứng dụng giao việc, nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào giá phần mềm mỗi tháng. Cách nhìn này khiến quyết định bị chậm vì bỏ qua một phần rất lớn: chi phí vận hành đang thất thoát hằng ngày do quản lý thủ công.

Nói đơn giản, nếu doanh nghiệp đang mất hàng giờ mỗi ngày để gọi hỏi tiến độ, đang phải quay lại hiện trường vì báo xong sai, hoặc đang để khách hàng phàn nàn do trễ hẹn, thì thực tế bạn đã trả tiền cho sự rối đó rồi. Chỉ là khoản tiền ấy không nằm thành một hóa đơn rõ ràng như phí phần mềm.

Vì vậy, câu hỏi đúng không phải là “app có đắt không”, mà là chi phí hiện tại của việc không có hệ thống đang lớn tới đâu.

Chi phí triển khai thực tế gồm 4 lớp

Nếu nhìn đúng, chi phí triển khai thường gồm 4 lớp:

• Chi phí công cụ: phí phần mềm hoặc gói sử dụng theo tháng.

• Chi phí chuẩn hóa: thời gian để rà lại loại đầu việc, trạng thái và cách nghiệm thu.

• Chi phí đào tạo: hướng dẫn đội ngũ nhận việc, cập nhật trạng thái, chụp ảnh và ghi chú đúng.

• Chi phí theo sát giai đoạn đầu: cần có người chịu trách nhiệm chốt quy trình, xử lý lỗi phát sinh và tối ưu thao tác.

Điểm quan trọng là 3 lớp sau không phải “tiền mất thêm”, mà là phần đầu tư để doanh nghiệp chuyển từ điều hành cảm tính sang điều hành có dữ liệu. Nếu bỏ qua các lớp này, khả năng cao doanh nghiệp sẽ mua phần mềm nhưng không dùng được tới nơi tới chốn.

Chi phí ẩn khi vẫn quản lý thủ công

Đây mới là phần khiến nhiều doanh nghiệp mất nhiều tiền hơn họ nghĩ.

• Sót việc: quên đầu việc, giao thiếu thông tin, bỏ lỡ lịch hẹn.

• Làm lại: báo hoàn thành nhưng chưa đạt nên phải quay lại hiện trường.

• Chi phí điều phối: quản lý và điều phối mất quá nhiều giờ chỉ để hỏi lại và xác minh.

• Chi phí uy tín: khách chờ lâu, bị hẹn lại, mất niềm tin vào chất lượng phục vụ.

• Chi phí tăng trưởng: doanh nghiệp không dám nhận thêm việc vì bộ máy hiện tại đã quá rối.

Ví dụ, chỉ cần mỗi ngày có 2 việc bị cập nhật thiếu, 1 việc phải quay lại và 30–60 phút điều phối phát sinh thêm vì không nhìn rõ trạng thái, thì tổng chi phí trong một tháng đã cao hơn rất nhiều so với khoản phí của một hệ thống phù hợp.

Đây cũng là lý do bài phần mềm giao việc miễn phí có nên dùng cho doanh nghiệp không không thể chỉ xét ở chuyện miễn phí hay trả phí, mà phải xét ở hiệu quả vận hành thật.

Cách tính ROI sơ bộ cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp không nhất thiết phải làm mô hình tài chính phức tạp. Chỉ cần tính sơ bộ theo công thức đơn giản:

• số giờ điều phối tiết kiệm được mỗi tuần,

• số việc sót hoặc phải quay lại giảm mỗi tháng,

• tỷ lệ đúng giờ tăng lên,

• số khách hàng được phục vụ thêm nhờ điều phối mượt hơn.

Ví dụ, nếu hệ thống giúp mỗi ngày tiết kiệm 1 giờ điều phối, giảm 10 chuyến quay lại mỗi tháng và tăng tỷ lệ đúng giờ rõ rệt, thì phần lợi ích này thường vượt qua phí công cụ khá nhanh. Muốn đo đúng hơn sau khi chạy thử, doanh nghiệp nên xem thêm bài KPI cần theo dõi khi doanh nghiệp dùng ứng dụng giao việc.

Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu như thế nào để không bị áp lực ngân sách?

Doanh nghiệp nhỏ không nên triển khai quá nặng ngay từ đầu. Cách hợp lý hơn là:

• bắt đầu với một nhóm việc rõ ràng,

• chọn một đội nhỏ để chạy thử,

• chỉ đo vài KPI cốt lõi,

• mở rộng sau khi đã nhìn thấy kết quả thật.

Cách đi này giúp doanh nghiệp giảm áp lực tài chính lẫn áp lực thay đổi. Nếu đang ở quy mô nhỏ nhưng đầu việc đã bắt đầu nhiều lên, bài ứng dụng giao việc cho doanh nghiệp nhỏ có thực sự cần thiết sẽ là góc nhìn rất sát thực tế.

Những sai lầm khiến doanh nghiệp nghĩ app là đắt

• Chỉ so phí phần mềm với số 0 mà không so với chi phí rối việc đang có.

• Triển khai quá rộng ngay từ đầu làm phát sinh chi phí đào tạo và chống đối không cần thiết.

• Không chuẩn hóa quy trình trước nên dùng app vẫn rối, từ đó thấy “bỏ tiền mà không hiệu quả”.

• Không đo kết quả sau triển khai nên không thấy phần tiết kiệm thật đã tạo ra.

Thực tế, app đắt hay rẻ không nằm ở bảng giá, mà nằm ở việc doanh nghiệp có nhìn ra giá trị vận hành mà nó tạo ra hay không.

Kết luận

Chi phí triển khai ứng dụng giao việc có thực sự cao không? Câu trả lời thường là không, nếu doanh nghiệp nhìn đúng chi phí ẩn của việc quản lý thủ công và triển khai theo lộ trình phù hợp. Khi một hệ thống giúp giảm sót việc, giảm trễ hẹn, giảm gọi hỏi và tăng khả năng mở rộng, khoản chi đó không còn là chi phí mua thêm, mà là khoản đầu tư để vận hành tốt hơn.

Nếu bạn cần nhìn tổng thể hơn trước khi quyết định, hãy xem thêm bài cách triển khai ứng dụng giao việc cho doanh nghiệp từ A-Z và bài ứng dụng giao việc.