Giao việc qua Zalo có còn phù hợp với doanh nghiệp không?

Giao việc qua Zalo có thuận tiện gì?

Giao việc qua Zalo có ưu điểm là nhanh, quen thuộc và gần như đội ngũ nào cũng đang dùng sẵn. Chỉ cần nhắn một tin, gửi vị trí hoặc gọi nhanh là công việc có thể được truyền đi ngay lập tức.

Ở giai đoạn doanh nghiệp còn ít người, ít việc và tần suất phát sinh chưa cao, Zalo có thể giúp bộ máy vận hành tạm ổn. Tuy nhiên, khi số lượng đầu việc tăng lên, chính sự tiện đó lại trở thành giới hạn vì thông tin không còn được chuẩn hóa và rất khó kiểm soát về sau.

Vì sao Zalo chỉ phù hợp khi còn ít việc?

Khi mỗi ngày chỉ có vài đầu việc, người quản lý vẫn có thể nhớ tương đối ai đang làm gì, việc nào xong, việc nào chưa xong. Nhưng khi doanh nghiệp có nhiều nhóm kỹ thuật, nhiều khách hàng và nhiều việc phát sinh trong ngày, mô hình này bắt đầu quá tải.

• Tin nhắn mới đẩy tin cũ trôi xuống rất nhanh.

• Thông tin khách hàng, địa chỉ, vật tư và ghi chú bị tách ra nhiều đoạn khác nhau.

• Người nhận việc có thể đọc sót hoặc hiểu sai yêu cầu.

• Quản lý phải hỏi lại liên tục mới nắm được tiến độ.

Nếu doanh nghiệp đang thấy điều phối ngày càng mệt hơn dù số nhân sự đã tăng, đó là dấu hiệu nên xem lại mô hình giao việc hiện tại.

Những hạn chế khi giao việc qua Zalo

Hạn chế lớn nhất của Zalo không nằm ở tốc độ liên lạc, mà nằm ở chỗ không tạo được một hệ thống theo dõi công việc xuyên suốt.

• Dễ trôi tin: việc cũ bị đẩy xuống, khó tìm lại nhanh khi cần đối soát.

• Thiếu trạng thái chuẩn: không có luồng rõ ràng giữa chờ xử lý, đang làm, hoàn thành hay phát sinh.

• Khó kiểm soát trách nhiệm: cùng một việc có thể nhiều người cùng đọc nhưng không rõ ai chịu trách nhiệm cuối cùng.

• Khó lưu lịch sử: ảnh, ghi chú, thời gian cập nhật và kết quả xử lý không tập trung vào một đầu việc duy nhất.

• Khó đo hiệu suất: gần như không thể nhìn ngay số việc, đúng giờ hay tiến độ theo từng nhân viên.

Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp chuyển sang dùng phần mềm giao việc cho nhân viên để tránh sót việc và giảm áp lực điều phối bằng trí nhớ.

Khi nào doanh nghiệp nên chuyển sang hệ thống?

Doanh nghiệp nên chuyển khi bắt đầu xuất hiện các dấu hiệu sau:

• Khách đã hẹn nhưng nhân viên đến trễ hoặc quên lịch.

• Quản lý phải gọi nhiều cuộc mỗi ngày chỉ để hỏi tiến độ.

• Cuối ngày tổng hợp rất lâu nhưng vẫn thiếu dữ liệu.

• Khi có việc gấp, không biết ai còn trống hoặc ở gần nhất.

• Không chắc công việc đã hoàn thành đúng hay chưa.

Nếu đang gặp các dấu hiệu này, bài bạn có chắc công việc đã được hoàn thành đúng và bài app giao việc cho đội kỹ thuật sẽ giúp bạn thấy rõ hơn lợi ích của mô hình có hệ thống.

Giao việc qua Zalo và ứng dụng giao việc khác nhau ra sao?

Zalo mạnh về trao đổi nhanh. Trong khi đó, ứng dụng giao việc mạnh về quản lý tiến độ, lưu lịch sử, đo hiệu suất và chuẩn hóa trách nhiệm.

Hiểu đơn giản, Zalo là kênh liên lạc, còn hệ thống giao việc là nền tảng vận hành. Khi doanh nghiệp cần vận hành bài bản, giảm sót việc và mở rộng quy mô, hai công cụ này không còn ở cùng một vai trò nữa.

Bạn có thể xem bài tổng quan ứng dụng giao việc là gì? lợi ích, tính năng và cách chọn để đối chiếu đầy đủ hơn.

Kết luận

Giao việc qua Zalo vẫn hữu ích ở giai đoạn đầu, nhưng khi doanh nghiệp có nhiều nhân viên và nhiều đầu việc phát sinh, mô hình này rất dễ bộc lộ điểm yếu như trôi tin, sót việc, khó kiểm soát và khó đo hiệu suất.

Nếu bạn cần chuyển từ cách giao việc qua chat sang mô hình có hệ thống, hãy xem thêm bài ứng dụng giao việc và tham khảo các giải pháp phù hợp do chúng tôi cung cấp.