Tiêu chí chọn ứng dụng giao việc phù hợp cho doanh nghiệp

Vì sao nhiều doanh nghiệp chọn sai công cụ?

Nhiều doanh nghiệp khi chọn ứng dụng giao việc thường bị cuốn vào số lượng tính năng hoặc mức giá. Tuy nhiên, công cụ nhiều chức năng chưa chắc là công cụ phù hợp với cách vận hành thực tế của doanh nghiệp.

Sai lầm phổ biến nhất là chọn một hệ thống nhìn có vẻ mạnh nhưng đội ngũ khó dùng, quy trình quá nặng hoặc không khớp với cách giao việc hằng ngày. Khi đó, phần mềm có mặt trong hệ thống nhưng công việc thật vẫn tiếp tục chạy qua điện thoại, Zalo và Excel.

Tiêu chí 1: để đội ngũ dùng được mỗi ngày

Tiêu chí đầu tiên luôn là dễ dùng. Giao diện phải đủ rõ để người điều phối theo dõi nhanh, đồng thời đủ đơn giản để nhân viên hiện trường thao tác ít bước trên điện thoại.

• Nhận việc nhanh.

• Xem đủ thông tin khách hàng, địa điểm, yêu cầu xử lý.

• Cập nhật trạng thái, ảnh và ghi chú dễ dàng.

Nếu đội ngũ không dùng thật mỗi ngày, phần mềm nhiều tính năng đến đâu cũng không tạo ra giá trị vận hành.

Tiêu chí 2: phù hợp với quy trình thực tế

Doanh nghiệp nên ưu tiên công cụ phù hợp với loại công việc mình đang có: giao việc hiện trường, bảo trì, lắp đặt, sửa chữa hay dịch vụ tại nhà. Một hệ thống tốt phải bám được luồng công việc thật thay vì buộc doanh nghiệp thay đổi toàn bộ cách vận hành chỉ để khớp phần mềm.

Nếu doanh nghiệp có đội hiện trường, bài phần mềm giao việc hiện trường sẽ giúp bạn nhìn rõ tiêu chí này hơn.

Tiêu chí 3: kiểm soát được tiến độ và trách nhiệm

Mỗi đầu việc cần có người phụ trách, thời hạn, trạng thái và lịch sử xử lý rõ ràng. Đây là điều giúp doanh nghiệp giảm hỏi lại, giảm sót việc và dễ đối soát khi có phát sinh.

• biết việc nào đang chờ, đang làm, hoàn thành hay cần xử lý lại,

• biết ai chịu trách nhiệm ở từng giai đoạn,

• biết công việc đã hoàn thành đúng hay chưa qua ảnh và ghi chú.

Tiêu chí 4: hỗ trợ mở rộng về sau

Doanh nghiệp nên chọn công cụ không chỉ phù hợp ở hiện tại mà còn đủ sức đi cùng khi tăng số nhân sự, số đầu việc và số khách hàng. Đây là tiêu chí rất quan trọng với các đơn vị đang phát triển nhanh.

Nếu công cụ chỉ dùng được khi còn ít việc, doanh nghiệp sẽ phải thay đổi lại rất sớm. Bài ứng dụng giao việc cho doanh nghiệp nhỏ sẽ cho thấy vì sao nên chuẩn hóa từ sớm.

Tiêu chí 5: giúp giảm thất thoát vận hành

Một ứng dụng giao việc phù hợp phải giúp doanh nghiệp giảm được các thất thoát phổ biến như sót việc, trễ hẹn, gọi hỏi quá nhiều, tổng hợp thủ công và đánh giá nhân sự bằng cảm tính.

Nếu công cụ không làm giảm các chi phí ẩn đó, doanh nghiệp rất khó thấy hiệu quả thật sự dù đã triển khai. Bạn có thể đọc thêm bài bạn có đang quản lý nhân viên bằng cảm tính để thấy rõ hơn vai trò của dữ liệu trong vận hành.

Kết luận

Tiêu chí chọn ứng dụng giao việc không nên dừng ở chuyện nhiều tính năng hay giá rẻ. Điều quan trọng hơn là công cụ đó có giúp đội ngũ dùng được hằng ngày, quy trình rõ hơn, tiến độ minh bạch hơn và vận hành bớt thất thoát hơn hay không.

Nếu bạn cần nhìn tổng thể trước khi lựa chọn, hãy xem thêm bài ứng dụng giao việc và tham khảo các giải pháp phù hợp do chúng tôi cung cấp.